Cover letters and FAQs

APPENDIX B: Cover letters and FAQs

FIRST MAILING
Dear {City} Resident:
We are writing to invite you to take part in an important national survey sponsored by the U.S.
Department of Health and Human Services, the Health Information National Trends Survey (HINTS).
The goal of HINTS is to learn what health information people want to know and where they try to
find it. By completing this questionnaire, you will help us learn what health information you need and
how to make that information available to you, your family and your community.
In order to make sure we get responses from a random sample of people, we ask that the adult in
your household with the next birthday complete and return this questionnaire in the next two
weeks.
Your participation is voluntary and your responses will not be linked to your name. We have enclosed
$2 as a token of our appreciation for your participation.
You can find out more about HINTS at hints.cancer.gov. Westat, a research firm, will conduct the
survey. If you have any questions about HINTS {or if you need more questionnaires}, or if you would
like to complete this survey in a language other than English or Spanish, please call Westat toll-free at
1-888-738-6805.
Thank you in advance for your cooperation.
Sincerely,

Bradford W. Hesse, Ph.D.
HINTS Project Officer
National Institutes of Health
U.S. Dept of Health and Human Services

Si prefiere recibir la encuesta en español, por favor llame al 1-888-738-6812.
The Health Information National Trends Survey is authorized under 42 USC, Section 285A.

HINTS-FDA Methodology Report

A-1

POSTCARD TEXT
A few days ago you should have received a questionnaire packet asking for your household’s
participation in the Health Information National Trends Survey. By completing the
questionnaire, you can help the U.S. Department of Health and Human Services determine the
best ways of communicating important health information to members of your community.
We are inviting the adult in the household with the next birthday to complete the questionnaire. If that adult has already
completed the questionnaire and returned it to us, please accept my sincere thanks. If that adult has not yet completed and
returned the questionnaire, we ask that he or she please do so as soon as possible.
Your household’s participation is important to the study’s success.

Sincerely,

Bradford W. Hesse, Ph.D.
HINTS Project Officer
National Institutes of Health
U.S. Dept. of Health and Human Services

SECOND AND THIRD MAILINGS

Dear {City} Resident:
We recently invited you to participate in an important national survey sponsored by the U.S.
Department of Health and Human Services (HHS). The goal of the Health Information National Trends
Survey (HINTS) is to learn what health information people want to know and where they go to find it.
Your responses will help us keep you, your family and members of your community better informed
on the health issues that matter to you.
We have not yet received your completed questionnaire. To make sure HINTS provides accurate
information, we need all the households invited to participate in this year’s HINTS to complete the
survey. If you did send back your survey and it crossed in the mail with this letter, thank you for the
time you took to help make this study a success. In the event that your questionnaire was misplaced,
an additional copy is enclosed.
In order to make sure we get responses from a random sample of people, we ask that the adult in
your household with the next birthday complete and return this questionnaire in the next two
weeks.
Additional information about HINTS is available at: hints.cancer.gov. If you have any questions,
or would like to complete this survey in a language other than English or Spanish, please call
Westat toll free at 1-888-738-6805.
Thank you in advance for contributing to this important national study.
Sincerely,
Bradford W. Hesse, Ph.D.
HINTS Project Officer
National Institutes of Health
U.S. Dept of Health and Human Services

Si prefiere recibir la encuesta en español, por favor llame al 1-888-738-6812.
The Health Information National Trends Survey is authorized under 42 USC, Section 285A.

FIRST MAILING – SPANISH (sent upon request)

Estimado residente de {City}
Le escribimos para invitarlo a participar en una importante encuesta nacional: Encuesta Nacional de
Tendencias de Información sobre la Salud (HINTS, por sus siglas en inglés). Esta encuesta está
patrocinada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos.
El objetivo de HINTS es averiguar qué información sobre la salud les interesa saber a las personas y
dónde tratan de buscarla. Complete este cuestionario para ayudar a averiguar la información sobre la
salud que usted necesita y cómo ponerla a disposición suya, de su familia y de su comunidad.
Para asegurarnos de obtener respuestas que contengan un muestreo aleatorio de la población, le
pedimos que el adulto en su hogar con el próximo cumpleaños, complete y devuelva este
cuestionario en las próximas dos semanas.
Su participación es voluntaria y sus respuestas no se asociarán con su nombre. Hemos incluido $2
dólares como símbolo de nuestro agradecimiento por su participación.
Usted podrá encontrar más información sobre HINTS en el sitio web hints.cancer.gov. La compañía
de estudios de investigación Westat está realizando esta encuesta. Si tiene alguna pregunta sobre
HINTS o le gustaría completar esta encuesta en otro idioma distinto al inglés o español, llame a
Westat al siguiente número de teléfono libre de cargo, 1-888-738-6812.
Gracias de antemano por su cooperación.
Atentamente,
Bradford W. Hesse, Ph. D.
Oficial del Proyecto HINTS
Institutos Nacionales de la Salud
Departamento de Salud y Servicios Humanos de
EE.UU.
La Encuesta Nacional de Tendencias de Información sobre la Salud está autorizada bajo la Sección 285A del USC 42.

HINTS-FDA Methodology Report

B-1

SECOND MAILING - Spanish

Estimado residente de {City}:
Recientemente lo invitamos a participar en una importante encuesta nacional patrocinada por el
Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos. El objetivo de la Encuesta Nacional
de Tendencias de Información sobre la Salud (HINTS, por sus siglas en inglés) es averiguar cuál es la
información sobre la salud que las personas quieren saber y dónde van a buscarla. Sus respuestas nos
ayudarán a mantenerlo mejor informado a usted, a sus familiares y a los miembros de la comunidad
sobre los temas de salud que les interesan.
Aún no hemos recibido su cuestionario completado. Para poder estar seguros de que HINTS provea
información acertada, necesitamos que todos los hogares invitados a participar en la encuesta este
año, la completen. Si usted ya nos envió de regreso su encuesta y se cruzó con esta carta en el
correo, le agradecemos por el tiempo que se tomó para contribuir al éxito de este estudio. En caso
que su cuestionario se haya extraviado, adjuntamos una copia adicional.
Para asegurarnos de obtener respuestas que contengan un muestreo aleatorio de la población, le
pedimos que el adulto en su hogar con el próximo cumpleaños, complete y devuelva este
cuestionario en las próximas dos semanas.
Usted podrá encontrar más información sobre HINTS en el sitio web hints.cancer.gov. Si usted
tiene preguntas o le gustaría completar esta encuesta en otro idioma distinto al inglés o
español, llame a Westat al número libre de cargo, 1-888-738-6812.
Gracias de antemano por contribuir al éxito de este importante estudio nacional.
Atentamente,
Bradford W. Hesse, Ph. D.
Oficial del Proyecto HINTS
Institutos Nacionales de la Salud
Departamento de Salud y Servicios Humanos de
EE.UU.
La Encuesta Nacional de Tendencias de Información sobre la Salud está autorizada bajo la Sección 285A del USC
42.

D-2

w

Health Information National Trends Survey 4 (HINTS 4)

THIRD MAILING - Spanish

Estimado residente de {City}:
Recientemente lo invitamos a participar en una importante encuesta nacional patrocinada por el
Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, la Encuesta Nacional de Tendencias de
Información sobre la Salud (HINTS, por sus siglas en inglés). El completar esta encuesta nos ayudará a
mantenerlos mejor informados en asuntos de salud que usted y su familia consideran importantes.
Si usted ya envió de regreso su encuesta y se cruzó con esta carta en el correo, le agradecemos por el
tiempo que se tomó para contribuir al éxito de este estudio.
Si aún no ha tenido la oportunidad de completar la encuesta, comprendemos que a veces es difícil
encontrar el tiempo para participar en un estudio como HINTS. Para reducir la cantidad de tiempo que va
a tomarle, hemos incluido una versión más corta de la encuesta. Esta versión corta se concentra en
asuntos que nos informan la manera como personas como usted buscan y utilizan información sobre la
salud.
Para asegurarnos de obtener respuestas que contengan un muestreo aleatorio de la población, le
pedimos que el adulto en su hogar con el próximo cumpleaños, complete y devuelva este cuestionario
en las próximas dos semanas.
Usted podrá encontrar más información sobre HINTS en el sitio web hints.cancer.gov. Si usted tiene
preguntas o le gustaría completar esta encuesta en otro idioma distinto al inglés o español, llame a
Westat al número libre de cargo, 1-888-738-6812
Gracias de antemano por contribuir con este importante estudio nacional.
Atentamente,
Bradford W. Hesse, PhD.
Oficial del Proyecto HINTS
Institutos Nacionales de la Salud
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.
La Encuesta de Nacional de Tendencias de Información sobre la Salud está autorizada bajo la Sección 285A del USC 42.

HINTS-FDA Methodology Report

C-1

Some Frequently Asked Questions about the
Health Information National Trends Survey
Q:

What is the study about? What kind of questions do you ask?

A:

The study concerns health and how people receive health information. For example, we will ask
how you usually get information about how to stay healthy, the sources of information you most
trust, and how you might like to get such information in the future. We will also ask about your
beliefs on what contributes to good health, how best to prevent cancer, your participation in
various health-related activities, and related topics.

Q:

How will the study results be used? What will be done with my information?

A:

Findings will help the U.S. Department of Health and Human Services promote good health and
prevent disease by determining ways of better communicating accurate health information to
Americans.

Q:

How did you get my address?

A:

Your address was randomly selected from among all of the known home addresses in the nation.
It was selected using scientific sampling methods.

Q:

Why should I take part in this study? Do I have to do this?

A:

Your participation is voluntary, and you may refuse to answer any questions or withdraw from the
study at any time. However, your answers are very important to the success of this study and will
represent thousands of others. Getting an answer from all the households chosen for the study is
the best way to make sure the study results reflect the thoughts and opinions of all Americans.

Q:

Will my answers to the survey be kept private?

A:

Yes. Your answers will be kept private under the Privacy Act. Your answers cannot be connected
to your name or any other information that could identify you or your household, to the extent
provided by law. The completed questionnaires will be stored in a separate file with restricted
access. Both the paper and electronic versions of the information will be destroyed shortly after
the research is finalized.

Q:

How long will it take to answer the questions?

A:

About 20 to 30 minutes.

Q:

Who is sponsoring the study? Is this study approved by the Federal Government?

A:

The study is sponsored by the U.S. Department of Health and Human Services. The study has
been approved by the Office of Management and Budget (OMB), the office that reviews all
federally-sponsored surveys. The OMB approval number assigned to this study is 0925-0538.

Q:

Who is Westat?

A:

Westat is a research company located in Rockville, Maryland. Westat is conducting this survey
under contract to the U.S. Department of Health and Human Services.

HINTS-FDA Methodology Report

C-2

Preguntas Frecuentes Encuesta Nacional de Tendencias
de Información sobre la Salud
P:

¿De qué se trata el estudio? ¿Qué tipo de preguntas contiene?

R:

El estudio trata sobre la salud y la manera en que las personas reciben información sobre la salud.
Por ejemplo, le preguntaremos cómo obtiene normalmente información sobre cómo mantenerse
saludable, el tipo de información en la que más confía y cómo le gustaría obtener dicha
información en el futuro. También le preguntaremos sobre lo que cree que contribuye a la buena
salud, cómo prevenir mejor el cáncer y su participación en varias actividades afines.

P:

¿Cómo se utilizarán los resultados del estudio? ¿Qué se hará con mi información?

R.

Los hallazgos ayudarán al Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. a fomentar la
buena salud y prevenir las enfermedades mediante la determinación de formas de comunicar
mejor la información sobre la salud a los estadounidenses.

P:

¿Cómo obtuvieron mi dirección?

R:

Su dirección fue seleccionada al azar entre todas las direcciones conocidas en la nación usando
métodos científicos de muestreo.

P:

¿Por qué debo participar en este estudio? ¿Es obligatorio hacerlo?

R:

Su participación es voluntaria y usted puede rehusarse a contestar cualquiera de las preguntas o
retirarse del estudio en cualquier momento. Sin embargo, sus respuestas son muy importantes
para el éxito de este estudio y representan a miles de personas. El obtener respuesta de todos los
hogares escogidos para este estudio es la mejor manera de asegurar que éste refleje los
pensamientos y opiniones de todos los estadounidenses.

P:

¿Se mantendrá la privacidad de mis respuestas a la encuesta?

R.

Sí. Se mantendrá la privacidad de sus respuestas en virtud de la Ley de Privacidad. Sus respuestas
no pueden asociarse a su nombre ni a ninguna otra información que podría identificarlo a usted o
a su hogar en la medida de lo permisible por ley. Los cuestionarios completos se almacenarán en
un archivo separado con acceso restringido. Las versiones impresas y electrónicas de la
información se destruirán poco después de la finalización de la encuesta.

P:

¿Cuánto tiempo tomará responder las preguntas?

R:

Cerca de 20 a 30 minutos.

P:

¿Quién patrocina el estudio? ¿Está este estudio aprobado por el Gobierno Federal?

R:

El estudio es patrocinado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. El
estudio ha sido aprobado por la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en
inglés). Esta oficina revisa todas las encuestas patrocinadas federalmente. El número de
aprobación asignado por la OMB para este estudio es 0925-0538.

P:

¿Quién es Westat?

R.

Westat es una compañía de estudios de investigación ubicada en Rockville, Maryland. Westat
realiza esta encuesta en virtud de un contrato con el Departamento de Salud y Servicios Humanos
de EE.UU.

HINTS-FDA Methodology Report

C-3