ATTACHMENT 6
NPCR Program Evaluation
Results Web Display
ATTACHMENT 6
National Program of Cancer Registries (NPCR) Program Evaluation Results 2011
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Staffing |
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1. On December 31, 2010, how many total FTE central cancer registry (CCR) staff positions were funded? In this table, you may include positions outside the registry, ONLY IF the registry pays a portion of the salary. Remember to use the calculation method above when computing partial FTEs. |
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2. Please complete this table with the number of FTEs who work in the capacity of the position titles listed. In this table, include both filled and vacant, as well as time contributed by non-registry staff (e.g. chronic disease epidemiologist), regardless of funding, in your total FTE count. So, if a position is vacant, it still counts as a position. Remember to use the same FTE calculation method as described above. Please note CTR credentials may be held by several registry positions and should be counted accordingly. |
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Legislation |
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3. Does your state/territory have a current law authorizing a population-based central cancer registry? (Program Standard I.a .) |
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4. Does your state/territory have current legislation or regulations in support of all 8 criteria of the Public Law authorizing the NPCR? (Program Standard I.b .) |
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5a. Are there any penalties in place regarding reporting compliance as mandated by current legislation or regulations ? |
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5b. If Yes, in which law/regulations are the penalties included? (check only one ): |
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5c. If "Yes" to 5a, have you had to impose the penalty ? |
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6a. With passage of Public Law 107-260 (the Benign Brain Tumor Cancer Registry Amendment Act), NPCR-funded registries are required to collect data on benign brain tumors beginning in diagnosis year 2004. Do regulations or legislation in your State or territory authorize you to collect data on benign brain tumors ? |
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7. Does your State or Territory have legislation or regulations prohibiting you from reporting county level data? |
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8. Does your state law/regulations protect your cancer registry data from the Freedom of Information Act (FOIA )? |
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9a. Does your state law/regulations protect your cancer registry data from subpoena ? |
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9b. If no, are data received through interstate data exchange protected from subpoena ? |
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Administration |
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10. Does your CCR maintain an operational manual that describes registry operations, policies and procedures that, at a minimum, contains the following? (Program Standard II.a.) |
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11. Do you believe that your CCR policies and procedures are sufficient and clear as to what data may and may not be disclosed and how this should occur? |
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12. Do you believe that your CCR policies and procedures are sufficient and clear for protection of confidentiality for all routine registry activities? |
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13. Do you believe that your CCR staff possess sufficient knowledge and resources to meet risk-appropriate threats to security and confidentiality? |
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14. Does your CCR produce reports that are used to monitor the registry operations and database, including processes and activities? (Program standard II. b) |
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15. Does your CCR have an abstracting and coding manual that is provided for use by all reporting sources? (Program Standard II. C) |
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Reporting Completeness |
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16. What types of facilities and health care providers report to your CCR? Please list the percentage of facilities, by type, that actually reported in the past year (2010.) Do not record this percentage based on your CCR’s timeliness schedule. Also calculate what percentage of the reports, by facility type, are received electronically (received in a standardized format that minimizes the need for manual data entry.) |
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17. For the diagnosis year 2008, what percentage of physicians, surgeons, and all other health care practitioners diagnosing or providing treatment for cancer patients submit all reportable cases to your CCR? Exception: Physicians are not required to report cases directly referred or previously admitted to, and reported by, a hospital or other facility providing screening, diagnostic or therapeutic services to patients in that State/Territory. (Program Standard V.a.) Check only one: |
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18. Of the pathology lab reports your CCR receives, what percentage are in the College of American Pathologists (CAP) cancer protocol checklist format? |
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19. Do you require that non-analytic (classes 30-37) cases be reported to your CCR? |
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20a. Do you receive data from the Department of Defense’s Automated Central Tumor Registry (ACTUR) dataset? (If “No,” skip 20b - 20d) |
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20b. If yes, how often? Please check only one. |
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20c. If yes, have these data proven to be helpful in finding new incident cases? |
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20d. If not, why not? (Please check all that apply) |
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21. To how many VA facilities do you currently send central registry staff for data collection/abstracting? |
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22. At how many VA facilities are data collected by a combination of VA facility staff and central registry staff? |
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23. How many VA facilities currently report to your CCR indirectly from the VA central cancer registry in Washington, DC? |
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25. Based on historical data, how many cases per diagnosis year do you estimate are missed (i.e., not ever received) by your CCR because of non-reporting by VA facilities? |
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Data Exchange |
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26. Does your CCR use and require the standardized, NPCR-recommended data exchange record layout for the electronic exchange of cancer data for (Program Standards III.a.): |
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27. Does your exchanged data meet the following minimum criteria? (Program Standards V.d.): |
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Data Content And Format |
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28. Does your CCR collect or derive all required data items using standard codes as prescribed by NPCR ? |
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29. Is your CCR able to receive secure, encrypted cancer abstract data from reporting sources via the Internet ? |
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30a. What is the primary software system used to process and manage cancer data in your CCR? Please check only one : |
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30b. If your CCR uses Registry Plus which of the following programs do you use (check all that apply): |
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Data Quality Assurance |
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31. Does your CCR’s quality assurance program consist of, but is not limited to: (Program Standard VI.a .) |
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32. Does your CCR have a designated education/training coordinator, who is a CTR, to provide training to CCR staff and reporting sources to assure high quality data? (Program Standard VI.b.) |
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33. In the past year, which of the following type of quality control audits or activities did your CCR conduct? |
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34a,b. Does your CCR match all causes of death against your registry data to identify a reportable cancer? |
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34c. Did your CCR match by tumor (site/histology) and not just by patient identifying information? |
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35a. Does your CCR update the CCR database following death certificate matching: |
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35b. If “Yes”, what percentage(s) is updated manually or electronically?: (Provide best estimate; may be some overlap between automation and manual review) |
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36. Does your CCR perform record consolidation on the following : |
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37a. Does your CCR provide a registry-specific edit set to your reporting facilities and/or vendors for use prior to data submissions to your CCR? |
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37b. Are facilities required to run registry-specific edits prior to their data submission to your CCR? |
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Data Use |
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38. Within 12 months of the end of the diagnosis year with data that are 90% complete, did your CCR produce pre-calculated data in tables in an electronic data file or report of incidence rates, counts, or proportions for the diagnosis year for Surveillance Epidemiology and End Results (SEER) site groups as a preliminary monitor of the top cancer sites within your state/territory? (Program Standard VII.a .) |
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39a. Within 24 months of the end of the diagnosis year with data that are 95% complete, did your CCR produce pre-calculated data in tables in an electronic data file or report? (The report should include, at a minimum, age-adjusted incidence rates and age-adjusted mortality rates for the diagnosis year by sex for SEER site groups, and, where applicable, by sex, race, and ethnicity). (Program Standard VII.b .) |
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39b. What is the most current diagnosis year a data file or report is available ? |
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39c. In what format is this report available? |
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40a. Has the CCR, state health department, or its designee used registry data for planning and evaluation of cancer control objectives in at least three of the following ways in the past year: Comprehensive cancer control detailed incidence/mortality estimates, linkage with a statewide cancer screening program to improve follow-up of screened patients, health event investigation(s), needs assessment/program planning, program evaluation, or epidemiologic studies? (Program Standard VII.c .) |
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40b. If “yes,” indicate the number of times data was used for each category in the table below: |
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41a. Have any of the above uses of data been included in a journal publication? |
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42. During the past year, for which areas of registry data utilization did your CCR acknowledge CDC-NPCR funding, as required in the Notice of Cooperative Agreement Award? |
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43. Does your CCR use United States Cancer Statistics (USCS) data when performing comparative analyses? |
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Collaborative Relationships |
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44. Does your CCR actively collaborate with your state/territory’s comprehensive cancer prevention and control (CCC) planning efforts, including establishing a working relationship to ensure the use of registry data to assess and implement cancer control activities? (Program Standards IX.a.,b .) |
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45. Has your CCR established and regularly convened an advisory committee to assist in building consensus, cooperation, and planning for the registry? (Representation should include key organizations and individuals both within and outside the program. Advisory committees may be structured to meet the needs of the state/territory such as the CCC Program committee structure, an advocacy group, or a focus group). (Program Standard IX.c .) |
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46. If you have an Advisory Committee, how often does this group convene, including in-person and teleconferences? Please check only one : |
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47. In what ways does your CCR collaborate with the National Breast and Cervical Cancer Early Detection Program (NBCCEDP) and the National Comprehensive Cancer Control Program (NCCCP )? |
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Advanced Activities |
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48. Please complete the table below regarding CCR receipt of electronic records from the reporting sources listed. For each facility type, either check “Yes” and enter the format, as text, in which the electronic records are received, or check “No”. No line is to be left blank |
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49. If your CCR receives electronic pathology reports, in which format are these received? |
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50. What method is used to identify reportable conditions from pathology lab reports : |
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51. For which of the following cancer surveillance needs has your CCR been in contact with your Health Department's PHIN / NEDSS staff? |
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52. Has your CCR planned or developed a cancer data collection system that will be integrated into a Public Health Information Network (PHIN) compatible health surveillance system ? |
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53. Does your CCR conduct at least one of the following advanced activities: |
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54. How often does your CCR link to the National Death Index (NDI)? |
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55. For which of the following has the NDI linkage proven to be useful? |
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56. Does your CCR update your database following NDI linkage ? |
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57. With which databases has your CCR linked its records in the past year (2006) for follow-up or some other purpose? |
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58. In a given calendar year, what percentage of your total pathology reports (both electronic and paper) received was sent by the following independent laboratories? (Estimates acceptable if exact % not available) |
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File Type | application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document |
Author | Jagruti Rana |
File Modified | 0000-00-00 |
File Created | 2021-01-29 |